當工作小組要討論或是開會的時候，時間往往很難安排，六個人要開例會，時間都要一改再改。我就想說有沒有辦法可以讓大家的 Outlook 行事曆可以共享，如果我們都能看見其他人其他會議的時間，那麼要找出可以開例會的時間就非常容易了。
方法一：
如果是公司的群組成員要分享行事曆，那麼透過資訊部門對 Microsoft Exchange Server 的設定，很快就可以完成了，請看微軟官方的說明〈查看及共用多個行事曆〉。
方法二：
如果要分享行事曆的一群人並非公司同事，或不想透過資訊部門，那就要再搭配使用一個小程式以及 Windows Live Calendar 來達到 Outlook 行事曆共享的目的。因為 MSN 在台灣相當普及，只要有 MSN 帳號就能登入 WLC 使用，因此透過 WLC 對大多數人來說是不需要多申請一個帳號的。
Step 0: 原理
首先讓各自的 Outlook 行事曆能夠和 Windows Live Calendar 同步更新（synchronization），然後透過 WLC 的共享（sharing），達到 Outlook 行事曆共享的目的，簡單圖示如下。
Step 1: 安裝微軟程式 Microsoft Office Outlook Connector 12.1
請直接到微軟的下載中心下載並安裝，按這裡到微軟的網頁。
Step 2: 讓 Outlook 行事曆與 WLC 同步更新
安裝 Connector 完成之後，開啟 Outlook 會發現它出現在上方工具列裡，開始「新增帳號」。
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E-Mail address 請輸入 MSN 帳號， Name 請輸入信箱名稱，請注意，如果是在公司或使用公用電腦，請不要輸入 MSN 的密碼，並且把下方「記住我的密碼」（Remember my password）的核取方塊取消，這樣一來，每次要透過 Outlook 處理 MSN 的信件、聯絡人或行事曆的時候，系統都會要求你輸入密碼，增加一點安全性。
重新開啟 Outlook ，左側會顯示新增了一個 MSN 的收件匣，稍後再說明。
Step 3: Windows Live Calendar 設定
用 MSN 帳號登入 WLC 之後，點選上方的 Share 選擇你要分享的行事曆，接著選擇「分享這個行事曆」（share this calendar），然後將你要分享的對象加入名單，方法是輸入對方的 MSN 帳號。你可以給每個人不同的權限，例如只能看但不能編輯你的行事曆，或是也可以編輯你的行事曆。
系統會幫你透過 MSN 信箱發送「邀請函」給你的分享對象，對方接受邀請才能看見你的行事曆，換句話說，你也要接受別人的邀請才能看見別人的行事曆，這點很重要。
當大家都發出也都接受了邀請， WLC 左側邊欄就會有大家的行事曆可以勾選，還可以用顏色區分不同人的事件。可以開始準備共享行事曆了。
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Step 4: 在 Outlook 行事曆的呈現
重新開啟 Outlook 之後，在行事曆左側邊欄就會出現大家的行事曆了，以下圖為例，最左邊的行事曆是我 Outlook 原本的行事曆，左邊第二個是我 WLC 的行事曆，其他的是別人 WLC 的行事曆。這裡的排列順序可以用滑鼠右鍵更改。
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Step 5: 開始共享行事曆
這一點很麻煩，也很重要。
當你在公司的信箱接受了會議通知的時候，時程安排會自動加入 Outlook 行事曆，但不會自動加入到 WLC 的行事曆，此時要用手動的方式將事件複製過去。而方法很簡單，先按住 Ctrl 鍵不要放，然後用滑鼠左鍵把會議事件「拖曳」到「你的」 WLC 行事曆正確的時間，然後放開滑鼠左鍵，這樣就可以了，電腦會同步更新你的 WLC 行事曆，大家就可以看見了。
麻煩的就是，每當接受一個會議通知的時候，就要手動將事件複製到 WLC 行事曆，這樣其他人才能看見，換句話說，如果 Outlook 裡面有屬於私人的行程，就不要把它加到 WLC 行事曆上，別人就不會看見了。
Step 6: 用 Outlook 同步處理 MSN 信箱
其實這項大工程「同步」的範圍包括 MSN 的信件、行事曆和聯絡人。因此，現在，我們的 Outlook 會自動去收 Hotmail 的信，在左側邊欄會出現一個新的資料夾，顯示名稱是你的 MSN 帳號。如果在 Outlook 編輯或刪除這個帳號裡面的信件，在 MSN 的信箱也會有同樣的改變。請注意，聯絡人的部分也會同步，請不要從 Outlook 任意刪除 MSN 聯絡人名單喔。
以上就是繞過資訊部門達到 Outlook 行事曆分享的步驟，目前看起來， Outlook 行事曆更新後，要等一下， WLC 的才會更新。
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