與人共享你的 Outlook 行事曆 February 3, 2009

就我所知,許多公司都是採用微軟的系統,從 Windows、 Office 到 Outlook,我工作的地方也是。

當工作小組要討論或是開會的時候,時間往往很難安排,六個人要開例會,時間都要一改再改。我就想說有沒有辦法可以讓大家的 Outlook 行事曆可以共享,如果我們都能看見其他人其他會議的時間,那麼要找出可以開例會的時間就非常容易了。

方法一:

如果是公司的群組成員要分享行事曆,那麼透過資訊部門對 Microsoft Exchange Server 的設定,很快就可以完成了,請看微軟官方的說明〈查看及共用多個行事曆〉。

方法二:

如果要分享行事曆的一群人並非公司同事,或不想透過資訊部門,那就要再搭配使用一個小程式以及 Windows Live Calendar 來達到 Outlook 行事曆共享的目的。因為 MSN 在台灣相當普及,只要有 MSN 帳號就能登入 WLC 使用,因此透過 WLC 對大多數人來說是不需要多申請一個帳號的。

Step 0: 原理

首先讓各自的 Outlook 行事曆能夠和 Windows Live Calendar 同步更新(synchronization),然後透過 WLC 的共享(sharing),達到 Outlook 行事曆共享的目的,簡單圖示如下。



Step 1: 安裝微軟程式 Microsoft Office Outlook Connector 12.1

請直接到微軟的下載中心下載並安裝,按這裡到微軟的網頁

Step 2: 讓 Outlook 行事曆與 WLC 同步更新

安裝 Connector 完成之後,開啟 Outlook 會發現它出現在上方工具列裡,開始「新增帳號」。

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E-Mail address 請輸入 MSN 帳號, Name 請輸入信箱名稱,請注意,如果是在公司或使用公用電腦,請不要輸入 MSN 的密碼,並且把下方「記住我的密碼」(Remember my password)的核取方塊取消,這樣一來,每次要透過 Outlook 處理 MSN 的信件、聯絡人或行事曆的時候,系統都會要求你輸入密碼,增加一點安全性。

重新開啟 Outlook ,左側會顯示新增了一個 MSN 的收件匣,稍後再說明。

Step 3: Windows Live Calendar 設定

用 MSN 帳號登入 WLC 之後,點選上方的 Share 選擇你要分享的行事曆,接著選擇「分享這個行事曆」(share this calendar),然後將你要分享的對象加入名單,方法是輸入對方的 MSN 帳號。你可以給每個人不同的權限,例如只能看但不能編輯你的行事曆,或是也可以編輯你的行事曆。

系統會幫你透過 MSN 信箱發送「邀請函」給你的分享對象,對方接受邀請才能看見你的行事曆,換句話說,你也要接受別人的邀請才能看見別人的行事曆,這點很重要。

當大家都發出也都接受了邀請, WLC 左側邊欄就會有大家的行事曆可以勾選,還可以用顏色區分不同人的事件。可以開始準備共享行事曆了。

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Step 4: 在 Outlook 行事曆的呈現

重新開啟 Outlook 之後,在行事曆左側邊欄就會出現大家的行事曆了,以下圖為例,最左邊的行事曆是我 Outlook 原本的行事曆,左邊第二個是我 WLC 的行事曆,其他的是別人 WLC 的行事曆。這裡的排列順序可以用滑鼠右鍵更改。

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Step 5: 開始共享行事曆

這一點很麻煩,也很重要。

當你在公司的信箱接受了會議通知的時候,時程安排會自動加入 Outlook 行事曆,但不會自動加入到 WLC 的行事曆,此時要用手動的方式將事件複製過去。而方法很簡單,先按住 Ctrl 鍵不要放,然後用滑鼠左鍵把會議事件「拖曳」到「你的」 WLC 行事曆正確的時間,然後放開滑鼠左鍵,這樣就可以了,電腦會同步更新你的 WLC 行事曆,大家就可以看見了。

麻煩的就是,每當接受一個會議通知的時候,就要手動將事件複製到 WLC 行事曆,這樣其他人才能看見,換句話說,如果 Outlook 裡面有屬於私人的行程,就不要把它加到 WLC 行事曆上,別人就不會看見了。

Step 6: 用 Outlook 同步處理 MSN 信箱

其實這項大工程「同步」的範圍包括 MSN 的信件、行事曆和聯絡人。因此,現在,我們的 Outlook 會自動去收 Hotmail 的信,在左側邊欄會出現一個新的資料夾,顯示名稱是你的 MSN 帳號。如果在 Outlook 編輯或刪除這個帳號裡面的信件,在 MSN 的信箱也會有同樣的改變。請注意,聯絡人的部分也會同步,請不要從 Outlook 任意刪除 MSN 聯絡人名單喔

以上就是繞過資訊部門達到 Outlook 行事曆分享的步驟,目前看起來, Outlook 行事曆更新後,要等一下, WLC 的才會更新。

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